Az új rendszerben a dokumentumokat nem kell újra és újra iktatni, postázni, nincs szükség hagyományos kézbesítésre, az iratok nem kóvályognak a bürokrácia útvesztőiben, gyorsul az ügyintézés, és várhatóan újabb iratraktárakra sem lesz szükség - mondta Fekete Gábor azÚj Széchenyi Terv keretében befejeződött, 941 millió forintos uniós projekt zárórendezvényén.
   
Utóbbi kapcsán utalt arra, hogy évente a tárcáknál sok száz folyóméternyi iratot kell raktározni, és azoknak újabb tárolóhelyeket találni. Az MTI kérdésére arról is beszélt, a következő években reményeik szerint egy másik projektben lehetőség lesz arra is, hogy a korábbi évek dokumentációját digitalizálják, elektronikusan archiválják, így csökkentve a raktározási költségeket.
   
Elmondta, a 2010-es kormányváltásnál, a minisztériumok összevonásakor szembesültek azzal, hogy 16 különböző "szigetszerűen működő" iratkezelő rendszer működik, akkor döntöttek arról, hogy ezeket egységesíteni kell a hatékonyság érdekében.
   
Közölte, bíznak abban, hogy az Európai Regionális Fejlesztési Alap társfinanszírozásával most kialakított új, egységes elektronikus iratkezelési rendszerhez rövidesen újabb közigazgatási szervezetek csatlakoznak majd.
   
Elmondta, várakozásaik szerint az új rendszerrel olcsóbbá válik az üzemeltetés, így például kevesebb papírt fogyasztanak, és csökkennek a kézbesítési költségek is. Arra is felhívta a figyelmet, nemcsak olcsóbbá, de várakozásaik szerint gyorsabbá is válik az ügyintézés, mivel a szervezetek között elektronikusan tudják "mozgatni" az iratokat.
   
Az MTI kérdésére arról is beszélt, hogy az elektronikus dokumentumokat két védett szerveren tárolják, és azokról biztonsági mentést is készítenek, majd külön archiválják is az e-iratokat.
   
Vetési Iván, a KEK KH elnöke, a projekt egyik végrehajtója az általa vezetett intézmény eddigi tapasztalatait ismertetve arról beszélt, csökkent a papírfelhasználás, és az irattározási kapacitás is javult. Jelezte: eddig nem csak az "alapiratokat" őrizték, hanem az összes, az adott ügyben érintett szervezetnek is el kellett tárolnia a papírokat, az e-rendszerben azonban már nincs erre szükség.
   
Az eddigi, papíralapú irattárolás nehézségeinek érzékeltetésére elmondta, a KEK KH-nál jelenleg 147 folyókilométer iratot tárolnak, és bíznak abban, hogy az új rendszerrel legalább ennek a növekedését meg tudják állítani.
   
Az azt firtató újságírói kérdésre, hogy az átlagember mit érzékel majd az új rendszerből, azt mondta, az állampolgárok könnyen nyomon követhetik az általuk elindított ügyek útját. Így például azt, hogy egy vezetői engedély esetében a kérelmet elbírálták-e már, gyártásba adták-e vagy már ki is postázták a számára.